Az utóbbi években a HR világában is megjelent az igény a digitális eszközök tudatos használatára. Míg az ATS (Applicant Tracking System) rendszerek nagyszerűen támogatják a jelentkezők kiválasztásának adminisztratív részét, addig egy CRM (Customer Relationship Management) kifejezetten az emberi kapcsolatok ápolására és a kommunikáció hatékonyabbá tételére nyújt megoldást.
De hogyan tudsz profitálni ebből HR vezetőként vagy munkatársként? Ebben a cikkben részletesen bemutatjuk, miért érdemes a két rendszer együttműködését alkalmazni, és hogyan segítheti ez a munkádat.
A jelöltek nem csak a pozícióval kapcsolatban keresik a legjobb lehetőséget – azzal is törődnek, hogyan bánik velük egy cég a felvételi folyamat során. Ha nincs folyamatos kommunikáció vagy a válaszadás lassú, az a jelölt szemében csökkenti a cég hitelességét.
A folyamatos, minőségi kommunikáció:
Hogyan segít ebben a HubSpot CRM?
A legtöbb közép- és nagyvállalat rendelkezik ATS rendszerrel, amely nagy segítség a pályázók adatinak kezelésében. Az ATS azonban önmagában nem alkalmas arra, hogy teljes kommunikációs folyamatokat kezeljen, vagy hosszú távú kapcsolatot alakítson ki a jelöltekkel. Itt jön képbe a CRM, amely tökéletes kiegészítője lehet az ATS-nek.
Példa a két rendszer együttműködésére:
Miért érdemes kombinálni a két rendszert?
Az elutasított jelöltek nem feltétlenül jelentenek elveszett lehetőséget. Egy CRM rendszer lehetővé teszi, hogy a HR csapat hosszú távú kapcsolatot alakítson ki velük.
Miért érdemes kapcsolatban maradni velük?
📈 Növekvő adatbázis: Az elutasított jelöltek adatainak megőrzésével folyamatosan bővíthető a tehetségadatbázis.
📬 Újrapozicionálás: Egy korábban elutasított jelölt lehet, hogy a jövőben tökéletesen illik egy másik pozícióba.
🛡️ Munkáltatói márkaépítés: Az elutasított jelöltekkel való korrekt bánásmód pozitív képet fest a cégről, ami javítja a hírnevet.
Példák a gyakorlatból:
Hogyan segíthet a CRM?
A CRM rendszerek nem csak az értékesítés és marketing területén bizonyítottak, hanem a HR-ben is egyre nagyobb teret nyernek. A hatékony alkalmazásuk azonban tervezést és tudatos integrációt igényel. Az alábbi lépések segítenek abban, hogy a CRM rendszer valóban támogassa a toborzási és kapcsolatépítési stratégiádat.
Mielőtt bármilyen CRM rendszert bevezetnél, gondold át, milyen célokat szeretnél elérni:
Példa:
Egy középvállalat a HubSpot CRM-et választotta, mert nemcsak az értékesítési csapatukat támogatta, hanem a HR osztályuk is gyorsan alkalmazkodott a rendszerhez. A testreszabható űrlapok és sablonok lehetővé tették, hogy a HR csapat automatizált emailekkel tartsa a kapcsolatot a jelentkezőkkel.
Ahogy korábban említettük, az ATS és a CRM rendszerek különböző feladatokra lettek kitalálva, de együtt a toborzási folyamat minden lépését lefedik:
Példa a gyakorlatból:
Egy cég ATS rendszere kiszűrte a 200 pályázó közül azt a 20 jelöltet, akik az interjúra kerültek. A CRM segítségével a jelöltek automatikusan kaptak egy személyre szabott visszaigazoló e-mailt az interjú időpontjáról, majd az interjú után egy köszönőlevelet, amely javította a pályázói élményt.
Egy CRM rendszer nemcsak időt spórol, hanem biztosítja, hogy egyetlen jelölt se érezze elhanyagoltnak magát. Az automatizált üzenetküldés lehetőséget ad arra, hogy a pályázók mindig naprakészek legyenek.
Példa:
Egy HR csapat automatizált folyamatokat hozott létre, amelyek során minden jelentkező kapott egy e-mailt az interjú előtt 24 órával, amelyben egy Google Maps linket is csatoltak az interjú helyszínéhez. Ez a gesztus minimalizálta a meg nem jelenés kockázatát és professzionális képet sugárzott a cégről.
Egy CRM rendszer bevezetésével a toborzási költségek több fronton is csökkenthetők:
Konkrét példa:
Egy cég évente 50 főt vett fel, amihez korábban több millió forintot költöttek online hirdetésekre. A CRM segítségével azonban a korábbi jelöltek közül választották ki az új munkavállalók 30%-át, ezzel 25%-kal csökkentve a hirdetési kiadásokat.
A toborzás nem csak a megfelelő jelöltek kiválasztásáról szól, hanem arról is, hogy a pályázók pozitív élménnyel távozzanak – függetlenül attól, hogy felvételt nyernek-e.
Egy példa a gyakorlatból:
Egy multinacionális vállalat a HubSpot CRM-et használta arra, hogy az elutasított jelölteknek rendszeresen küldjön híreket a cégről és új álláslehetőségekről. Néhány éven belül ezek a jelöltek az ajánlatot elutasítók 20%-át később sikeresen felvették egy másik pozícióba.
Nem minden jelölt alkalmas az adott pozícióra, de ez nem jelenti azt, hogy hosszú távon ne lehetne értékes tagja a kapcsolati hálódnak. A CRM ebben nyújt óriási segítséget: az elutasított pályázók nem tűnnek el, hanem egy jól rendszerezett adatbázisban továbbra is nyilvántarthatók.
Egy középvállalat éves szinten több mint 100 főt keresett, és a jelöltek 70%-át elutasították. A CRM bevezetésével:
Egy jelölt toborzása nem ér véget a jelentkezésnél vagy az interjúnál. Az élmény, amit a pályázók a folyamat során szereznek, meghatározhatja, hogy ajánlják-e a céget másoknak, vagy esetleg a jövőben újra jelentkeznek-e.
Példa:
Egy HR csapat a CRM-et arra használta, hogy minden jelentkező 1 héttel az interjú után automatikusan kapjon egy rövid kérdőívet az élményeiről. Az így kapott visszajelzések alapján javították az interjúztatási folyamatot, növelve a jelöltek elégedettségét.
Egy modern HR osztály célja nem csupán a megfelelő jelöltek megtalálása, hanem a költségek csökkentése és a cég employer brandjének erősítése is. A HubSpot CRM pontosan ebben nyújt kézzelfogható előnyöket: nemcsak hatékonyabbá teszi a jelöltekkel való kommunikációt, de segít a hosszú távú stratégia építésében is.
3. Kampányeredmények mérése:
Pontosan látod, melyik csatorna hozza a legjobb eredményeket, így célzottabban oszthatod be a toborzási büdzsét.
Példa:
Egy HR csapat az ATS rendszer és a HubSpot CRM összekapcsolásával 25%-kal csökkentette a toborzásra fordított költségeit. Az automatizált értesítések és az újrapozícionálási lehetőségek révén egy adatbázisban szereplő jelöltet vett fel, ahelyett, hogy új kampányokat indított volna.
Folyamatos kommunikáció:
A jelöltek elvárják, hogy a HR osztály folyamatosan tájékoztassa őket a pályázati folyamat minden lépéséről. A CRM lehetővé teszi, hogy minden jelentkező időben kapjon személyre szabott visszajelzést.
Elutasítás is lehet pozitív élmény:
Az automatizált, udvarias értesítések és az ajánlások a jövőbeli lehetőségekre pozitív képet alakítanak ki a cégről.
Employer branding támogatása:
A CRM rendszer lehetővé teszi a céges kultúráról, értékekről és eredményekről szóló hírek rendszeres megosztását a jelöltekkel – még akkor is, ha ők nem aktív pályázók.
Növekvő elégedettség:
Az álláskeresők 85%-a mondja, hogy a HR folyamatok minősége alapján ítéli meg a céget. Egy CRM rendszerrel biztosíthatod, hogy a toborzási folyamatod mindig professzionális legyen.
Ismétlődő pályázatok:
Az elutasított jelöltek 20-30%-a később újra jelentkezik, ha pozitív élményt szerzett.
Hosszú távú megtakarítás:
Az automatizált kommunikáció és a meglévő adatbázis használata évente akár több millió forinttal csökkentheti a toborzási költségeket, különösen olyan cégeknél, amelyek évente 50-nél több pozíciót töltenek be.
A HubSpot CRM nemcsak a toborzást teszi hatékonyabbá, de hozzájárul a cég pozitív arculatának kialakításához is.
A jövő HR-je a hatékonyság és az élmény alapú toborzási stratégián múlik – a CRM pedig kulcsszereplő ebben a folyamatban.
Ha eldöntötted, hogy a HR csapatod számára szeretnél egy CRM rendszert, érdemes előre átgondolni néhány fontos szempontot, hogy az átállás gördülékeny és hatékony legyen. Az alábbi tippek segítenek abban, hogy a legtöbbet hozd ki a rendszerből:
A HubSpot CRM és az ATS (Applicant Tracking System) rendszerek együttműködése elengedhetetlen ahhoz, hogy a jelölteket hatékonyan kövesd végig a teljes toborzási folyamaton.
Hogyan működik?
Miért fontos?
A CRM nemcsak az aktuális toborzásokhoz, hanem a jövőbeli pozíciók betöltéséhez is hasznos. Az elutasított, de ígéretes jelöltekkel való kapcsolatfenntartás hosszú távon jelentős megtakarítást eredményezhet.
Hogyan használd?
Egy IT pozícióra jelentkező szakember nem felelt meg az adott állásra, de a CRM rendszerben beállított automatikus értesítés révén értesítetted egy új lehetőségről hat hónappal később. Az újrapozícionálás eredményeként az új állás betöltése gyakorlatilag hirdetési költség nélkül történt.
A CRM egyik legnagyobb előnye az, hogy segít automatizálni azokat a feladatokat, amelyek rengeteg időt emésztenek fel a HR csapatod mindennapjaiban.
Automatizálható feladatok:
Miért fontos az automatizáció?
A CRM lehetővé teszi, hogy pontosan mérd, melyik toborzási csatorna hozza a legjobb jelölteket, így optimalizálhatod a hirdetési költségeidet.
Fontos mutatók:
Eredmény:
Ezek az adatok segítenek abban, hogy csak a valóban hatékony csatornákra költs, és csökkentsd a felesleges kiadásokat.
A mai versenykörnyezetben a HR osztályoknak nem elég egyszerűen "jó" jelölteket találniuk – gyorsan, hatékonyan és költséghatékonyan kell dolgozniuk.
A HubSpot CRM:
Most van itt az ideje, hogy a HR csapatod a digitális eszközök segítségével magasabb szintre emelje a toborzási és kommunikációs folyamatait!
Az ATS rendszerek elsősorban a toborzási folyamatokat támogatják: a jelentkezők nyilvántartását, a kiválasztási folyamat követését. A CRM viszont a kommunikációra és a hosszú távú kapcsolatok kezelésére fókuszál, így:
A jelöltek elvárják a folyamatos, udvarias és személyre szabott kommunikációt. A CRM segítségével:
Az Enterfor támogatása a HubSpot CRM platform bevezetésében számos előnnyel jár, amelyeket az alábbi pontokban foglalhatunk össze:
Az Enterforral történő együttműködés tehát nemcsak a bevezetési folyamatot gyorsítja meg, hanem biztosítja a rendszer optimális használatát és a vállalkozás igényeihez való tökéletes illeszkedését is. Lépjünk kapcsolatba!