Anda Present – HubSpot bevezetésének tapasztalatai
Az alábbi cikk a 2025. május 6-i rendezvényünk előadásának az összefoglalója. Ha szeretnéd megnézni az előadást, akkor azt itt találod a YouTube oldalán:
Az Anda Present egy B2B kereskedelmi vállalat, amely reklám- és ajándéktárgyak értékesítésével, valamint emblémázásával foglalkozik, ügyfelei pedig egész Európát lefedik. A cég jelentős növekedésen ment keresztül, és ennek során egyre komplexebb informatikai infrastruktúrát alakított ki: saját fejlesztésű webshop, ERP rendszer, gyártástámogató rendszer, valamint különböző adatforrások és folyamatok működtek egymás mellett. Az adatok széttagoltsága, a front office és back office közötti információáramlás hiánya, valamint a növekvő adminisztrációs terhek miatt vált szükségessé egy modern CRM rendszer bevezetése.
A CRM bevezetésének motivációi és kihívásai
A vállalatnál évek óta felmerült az igény egy CRM rendszerre, de csak 2021-ben, a COVID utáni növekedési hullámban vált reálissá a bevezetés. A fő problémák között szerepelt, hogy az ügyféladatok sokszor Excel táblákban vagy a kollégák fejében voltak, így ha valaki távozott, a tudás és az adatok is vele mentek. A front office munkatársak nem fértek hozzá a webshop, az ERP vagy a gyártástámogató rendszer adataihoz, így gyakran előfordult, hogy ügyféllátogatáskor nem voltak tisztában az aktuális reklamációkkal vagy ügyfélkondíciókkal. A back office sem kapott mindig időben információt az ügyféligényekről, ami tovább nehezítette a gördülékeny működést.
A CRM kiválasztása során számos rendszert megvizsgáltak, kiemelt szempont volt a többnyelvűség, a felhasználók száma, az adatkezelési lehetőségek, valamint hogy cloud vagy on-premise megoldás legyen-e. Az első próbálkozás egy másik rendszerrel nem vált be, részben a túlzott komplexitás és költségek, részben a nem megfelelő támogatás miatt. Végül a HubSpot mellett döntöttek, amelyet három fázisban vezettek be, az Enterfor támogatásával.
A HubSpot bevezetésének lépései és eredményei
Első fázis:
Az elsődleges cél a legégetőbb problémák megoldása volt. Az ügyfélregisztrációs folyamatot automatizálták: a webes űrlapokról érkező adatokat ticketing rendszerbe csatornázták, státuszokat, határidőket és felelősöket rendeltek hozzá, így a korábbi 2-3 hetes ügyfélregisztrációs átfutási idő 2 napra csökkent, jelentősen javítva az ügyfélélményt.
A különböző rendszerekből (ERP, webshop, gyártástámogató) származó adatokat szinkronizálták a HubSpotba, így minden ügyfélhez, céghez kapcsolódó információ egy helyen, átláthatóan elérhetővé vált. Nagy hangsúlyt fektettek az adattisztításra is, hogy csak releváns, naprakész adatok kerüljenek a rendszerbe.
Második fázis:
A front office munkáját riportokkal, testreszabható nézetekkel és jogosultságkezeléssel támogatták. A rendeléseket az ERP rendszerből szinkronizálták a HubSpotba, így a kollégák csak a saját ügyfeleikhez tartozó adatokat látták, és a szükséges részletes információkat workflow-alapú linkeken keresztül érhették el.
Az ajánlatkészítési folyamatot is igyekeztek a HubSpotban megvalósítani, de a cég egyedi igényei (14 nyelv, 6 pénznem, 17 emblémázási technológia) miatt ez nem bizonyult teljesen megvalósíthatónak, így egyedi fejlesztés mellett döntöttek, de az ajánlatokat továbbra is a HubSpotban követik nyomon.
A ticketing rendszert nemcsak a sales, hanem a web support és egyéb csapatok is használják. Az automatizmusok, riportok és szegmentációk révén a vállalat jobban tudja értékelni ügyfeleit (grading), és célzottabb marketinget tervez.
Harmadik fázis:
A sales ticketing rendszer bevezetése jelenleg is zajlik, célja a munka egyenletesebb elosztása, a szabadsághelyettesítés egyszerűsítése és a feladatok átláthatóbb kezelése. A HubSpot beépített AI funkciói, például az email összefoglalók több nyelven, jelentősen segítik a nemzetközi csapatok munkáját.
Tanulságok és jó gyakorlatok
Gaál Tamás kiemelte, hogy a sikeres bevezetéshez elengedhetetlen az alapos előkészítés, a folyamatok újragondolása, a részletes dokumentáció, valamint egy dedikált projektfelelős vagy csapat. A HubSpot rugalmasan testre szabható, de bizonyos egyedi igényekhez fejlesztésre is szükség lehet. A rendszer bevezetése drasztikusan javította az adatkezelést, az információáramlást, csökkentette az adminisztrációs terheket, és jelentősen növelte az ügyfél-elégedettséget.
Összefoglalva:
Az Anda Present a HubSpot bevezetésével egységes, átlátható és automatizált ügyfél- és adatkezelési rendszert hozott létre, amely támogatja a nemzetközi működést, javítja a belső hatékonyságot, és lehetővé teszi a folyamatos fejlődést és optimalizálást. A videó gyakorlati példákon keresztül mutatja be, hogyan érdemes egy CRM bevezetéséhez hozzáállni, milyen buktatókat érdemes elkerülni, és milyen eredmények érhetők el egy jól megtervezett projekt révén.
Dolgozzunk együtt a bevezetésen!
A HubSpot CRM bevezetése hatalmas lehetőség a vállalkozásod számára, de a siker kulcsa a megfelelő szakértelem és tapasztalat bevonása.
Az Enterforral együtt dolgozva garantáltan gyorsabban és hatékonyabban vezetheted be a rendszert, hiszen nemcsak a technikai megvalósításban segítünk, hanem megosztjuk veled a legjobb gyakorlatokat is, amelyek már számtalan cég számára bizonyítottak. Egyedül belevágni időigényes, és nagy a kockázata annak, hogy a platform csupán kis részét használod ki. Ez pedig könnyen csalódáshoz vezethet, mert nem éred el azokat az eredményeket, amiket a HubSpot valójában kínál.
Mi segítünk abban, hogy a rendszer a céged igényeire szabva valódi értéket teremtsen, miközben elkerülöd a buktatókat, és már az első hónapokban látható eredményeket érj el. Velünk együttműködve a HubSpot nemcsak egy eszköz lesz, hanem a növekedésed egyik legfontosabb motorja.
Az Enterforral történő együttműködés tehát nemcsak a bevezetési folyamatot gyorsítja meg, hanem biztosítja a rendszer optimális használatát és a vállalkozás igényeihez való tökéletes illeszkedését is. Lépjünk kapcsolatba!
