Ha még sok a CRM, használd az Excelt – de csináld jól!

1. Megmutatjuk, hogyan építs olyan rendszert, ami nem omlik rád, és később is használható alapot ad.

Sok KKV értékesítési vezető szembesül azzal a dilemmával, hogy szükségük lenne egy CRM rendszerre, de még túl korainak érzik a bevezetését. Talán a HubSpot Starter csomag is nagynak vagy bonyolultnak tűnik, ezért marad az Excel, amit mindenki ismer és azonnal tud használni. Ez teljesen rendben van – ha már az elején struktúrában gondolkodunk.

Az Excel ugyanis lehet jó belépő szintű „mini CRM”, de csak akkor, ha nem hagyjuk, hogy káosz alakuljon ki benne. Egy táblázat, amibe mindenki szabadon írja az ügyfélneveket, státuszokat és megjegyzéseket, nagyon gyorsan átláthatatlanná válik, és még a legkisebb csapat is elvész benne.

Éppen ezért ebben a cikkben azt mutatjuk meg, hogyan tudsz egyszerű, de tudatos szabályokkal olyan Excel CRM-et építeni, amely:

1. jól átlátható,
2. könnyen kezelhető,
3. és előkészíti a terepet arra, hogy később zökkenőmentesen áttérjetek egy valódi CRM rendszerre.

Ha tehát jelenleg túl nagynak tűnik egy HubSpot vagy bármely más CRM bevezetése, akkor kezdd az Excellel. Most adunk hozzá egy olyan felépítést és mintát, amely biztos alapot ad, és segít elkerülni a tipikus hibákat.

2. Milyen információkat tárolj, és hogyan építsd fel a táblát

Egy B2B értékesítési folyamatban egy beérkező érdeklődő (lead) hosszú úton halad, mire valódi ügyféllé és lezárt üzletté válik. Ha az Excelt használod CRM-ként, kulcsfontosságú, hogy struktúrában gondolkodj, és külön kezeld a három legfontosabb „objektumot”: kapcsolatok (contacts), cégek (companies) és dealek (üzletek/projektek).

2.1. Lead adatok, amiket érdemes rögzíteni

Egy új megkeresésnél (pl. webes űrlap, konferencia, ajánlás) a minimum, amit rögzítened kell:

Kapcsolattartó neve (vezetéknév + keresztnév külön)

Email cím

Telefonszám (+36 20 1234567 -  kötött formátum!)

Cég neve

Cég domain neve (hogy később ne legyen duplikáció)

Forrás (pl. ajánlás, weboldal, hideghívás)

Érdeklődés: mi iránt érdeklődik (szolgáltatás vagy terméknév)

Dátum, amikor bekerült a rendszerbe

Ezek az adatok biztosítják, hogy később azonosítani tudd, honnan jött az érdeklődő és milyen kontextusban.

2.2. Miért különítsd el három fülön az adatokat?

Egy tipikus hiba Excel CRM-ekben, hogy minden információt egyetlen nagy táblába írnak. Ez rövid távon egyszerűnek tűnik, de hamar átláthatatlan lesz, és lehetetlenné teszi a riportálást. Ehelyett:

Kapcsolatok: itt minden személyt tárolsz (név, email, telefon, cégnév hivatkozással).

Cégek: itt minden céget rögzítesz, iparággal, mérettel, weboldallal.

Dealek: itt minden üzleti lehetőséget tárolsz, hozzárendelve egy céghez és egy kapcsolathoz.

Ez a szétválasztás ugyanazt a logikát követi, mint a profi CRM rendszerek (például HubSpot), így:

1. az Excel nem válik káosszá,
2. elkerülöd a duplikációkat (pl. ugyanaz a cég több dealnél is szerepelhet),
3. és sokkal könnyebb lesz később átmigrálni a HubSpot-ba.

A cikkhez mellékelünk egy Excel minta CRM-t, ahol ez a három fül már előre kialakított struktúrával szerepel, és példákkal bemutatjuk, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a sorok.

2.3. Hogyan kezeld a dealeket?

Ha Excelben szeretnél B2B sales folyamatot rögzíteni, érdemes úgy kialakítani a táblát, hogy átlátható legyen, könnyen szűrhető és elemezhető, ugyanakkor a szükséges információk minden dealről rendelkezésre álljanak. Itt van egy gyakori oszlopfelosztás példákkal:

Alapadatok a dealről

Deal státusz és előrehaladás adatok

B2B sales fázisok rövid definíciókkal (csináld dropdown cellákkal így):

Kapcsolat és kommunikáció adatok

Marketing / Forrás adatok (opcionális)

Extra tippek Excelhez

• Dátumok formázása: Használj dátumformátumot, hogy könnyen lehessen szűrni és rendezni.
• Státusz színezés: Conditional formatting segítségével a “Closed Won” zöld, “Closed Lost” piros lehet.
• Dropdown listák: Szakasz, Fontosság, Lead forrás esetén érdemes legördülőt használni az egységes adatbevitelhez. Példa az elkészítéshez.
• Egyedi azonosítók: Deal ID fontos, hogy a későbbi riportokban ne keveredjenek a sorok.
• Rendszeres frissítés: Heti frissítés segít az aktuális pipeline áttekintésében.

2.4. Hogyan rögzítsd a változásokat az Excel CRM-ben

A B2B értékesítés egyik kulcsa, hogy vissza tudjuk nézni, hogyan jutottunk el az aktuális állapotig: mikor váltott státuszt egy deal, ki módosította, milyen értékek változtak. Ez Excelben nehézkes, és sokan rosszul oldják meg. Nézzük a tipikus módszereket:

2.4.1. Minden változás egy cellában

Példa: egy deal „Megjegyzés” oszlopában így néz ki a sor:

• 2025.01.12 – Új lead
• 2025.02.03 – Ajánlat kiküldve
• 2025.02.15 – Tárgyalás alatt
• Előny: minden információ egy helyen.
• Hátrány: hamar olvashatatlan, nehéz keresni, nem riportálható.

2.4.2. Minden változás külön sorban

Példa: ugyanaz a deal többször szerepel a táblában, külön sorokban, mindig az aktuális státusszal.

• Előny: könnyű kronológiát felépíteni.
• Hátrány: rengeteg duplikáció, ugyanarra az ügyfélre/dealre több rekord → káosz és hibázási lehetőség.

2.4.3. Változások egymás melletti cellákban

Példa: „Státusz1 – Dátum1 – Státusz2 – Dátum2 – Státusz3 – Dátum3”.

• Előny: vizuálisan követhető a változás.
• Hátrány: véges számú oszlop, bonyolult, ha sokszor változik, és migrálhatatlan más rendszerbe.

2.4.4. Javasolt megoldás: automatikus változásnapló egy külön fülön

A legjobb módszer, ha a fő táblában mindig csak az aktuális adat látszik, de minden változás naplózódik egy külön „Változások” fülön. Itt letöltheted ezt az excel minta táblát!

Ez makróval oldható meg:

• Ha módosítasz egy cellát a Dealek fülön, a régi érték automatikusan bemásolódik egy "Változások" lapra.
• A napló tartalmazza: dátum/idő, deal neve, oszlop neve, régi érték, új érték.

Előnyök:

• A fő táblázat mindig naprakész → gyors áttekintés.
• A „Változások” lapon teljes múlt visszakereshető.
• Nem kell kézzel vezetni a változásokat.
• Későbbi CRM-be migrálásnál ez a log könnyen exportálható.

Hátrányok:

• Makró engedélyezést igényel (biztonsági beállítás szükséges).
• Minimális technikai bevezetést igényel a csapattól.

2.4.5. Alternatív, manuális megoldások kicsi csapatnak

Külön „Változások” lap manuális rögzítéssel

Minden státuszváltásnál új sort írunk: „2025.03.01 – Ajánlat kiküldve – XY deal”

• Előny: makró nélkül is működik
• Hátrány: fegyelem kell hozzá, gyorsan feledésbe merül

• Előny: bármikor visszakereshető, ki mit módosított
• Hátrány: fájl-szintű, nem deal-szintű változáskövetés

3. Tipikus hibák, amiket kerülni kell

Túl sok oszlop – ha 50+ oszlop van, senki nem fogja frissíteni.
Minél több oszlop van, annál bonyolultabb a táblázat, nehezebb átlátni, és nő a hibázás esélye. A felhasználók hajlamosak kihagyni vagy figyelmen kívül hagyni bizonyos mezőket.

Szabad szöveges státuszok – pl. „in progress”, „folyamatban”, „ongoing”.
Ha mindenki másképp írja a státuszokat, később nem lehet automatikusan szűrni vagy riportálni, így az adatok összehasonlíthatatlanok lesznek.

Duplikált ügyfelek – ugyanaz a contact 3 külön sorban.
Többszörös bejegyzések félrevezethetik az értékesítőket, a pipeline pontatlan lesz, és torzítja a riportokat (pl. bevételi előrejelzést).

Nincs egyértelmű felelős – több értékesítő írja ugyanazt a sort.
Ha nem látszik, ki kezeli a dealt, könnyen elveszhet a felelősség, ismétlődik a munka, vagy fontos teendők elmaradnak.

Nem frissítik rendszeresen – a legnagyobb hiba: az Excel csak akkor „CRM”, ha mindig naprakész.
Ha az adatok elavultak, a döntések tévesek lesznek, a pipeline nem tükrözi a valós helyzetet, és a menedzsment nem tud megalapozott döntést hozni.

Offline fájlkezelés – ha e-mailben küldözgetitek egymásnak a fájlt.
Ilyenkor könnyen adatvesztés vagy verzióütközés történik, mert többen egyszerre dolgoznak ugyanazon a fájlon, és nincs központi nyilvántartás.

Jegyzetek mindent visznek – ha minden információ egy „Megjegyzés” oszlopba kerül.
Ha minden szabad szövegben van, nem lehet automatizált riportot készíteni, nem lehet szűrni fontos információk szerint, és elveszik az átláthatóság.

4. Mikor érdemes Excelről “rendes” CRM-re váltani?

Bár az Excel kezdeti szinten jól működik, vannak egyértelmű jelek, hogy a cég kinőtte ezt a megoldást:

Több mint 3 ember dolgozik ugyanazon a táblázaton
Probléma: Növekszik a duplikáció és a verzióütközés esélye, nem mindig látszik, ki mit frissített. Emberi hiba faktor megnő.
HubSpot megoldás: Központi, felhő alapú CRM, ahol mindenki valós időben látja a frissítéseket, és a rendszer automatikusan rögzíti a változtatásokat.

Több mint 30 deal nyomon követése egyszerre
Probléma: Excelben gyorsan áttekinthetetlenné válik a pipeline, nehéz priorizálni.
HubSpot megoldás: Pipeline és Deal Board, ahol vizuálisan látod az összes deal státuszát, könnyen húzhatsz és rendezhetsz fázisok szerint.

Túl kevés információt kapsz vissza az Excel cellákból
Probléma: Nem tudsz automatizált riportokat készíteni, vagy gyorsan átlátni a fontos mutatókat (pl. lead forrás, aktivitás, kimenő emailek).
HubSpot megoldás: Custom Properties és riportok, ahol minden adatstruktúráltan tárolódik, és pillanatok alatt készíthetsz dashboardokat, grafikonokat és statisztikákat.

Fontos a manuális adatbevitel csökkentése
Probléma: Az Excelben minden adatot kézzel kell beírni, ami lassú és hibázásra ad lehetőséget.
HubSpot megoldás: Automatizált workflow-k és e-mail integrációk, amelyek automatikusan rögzítik a beérkező leadeket, követik az interakciókat és értesítik az értékesítőket, így kevesebb manuális munka szükséges.

Gyakori riportálási igény
Probléma: Excelben időigényes a pipeline, konverziók és bevételi előrejelzések készítése.
HubSpot megoldás: Dashboardok és előre definiált riportok, amelyek valós időben mutatják az értékesítési teljesítményt.

Stratégiai adatok kezelése
Probléma: Nehéz mérni a lead források, kampányok hatékonyságát és az ügyfél életciklust.
HubSpot megoldás: Marketing és Sales Hub integráció, amely összekapcsolja a marketing kampányokat a CRM-mel, így pontosan látszik, melyik csatorna hozza a legtöbb értékes leadet.

Összefoglalva: ha az Excel már nem átlátható, túl sok a manuális munka, vagy nem ad elegendő információt a döntésekhez, egy CRM, például a HubSpot, nagyban növeli az átláthatóságot, automatizálja a folyamatokat és professzionálisabb pipeline-kezelést tesz lehetővé.

Szeretnél személyre szabott segítséget a saját folyamataidra?
Az Enterfor csapata segít bevezetni és valóban működtetni a HubSpotot.

Dolgozzunk együtt a bevezetésen!

A HubSpot CRM bevezetése hatalmas lehetőség a vállalkozásod számára, de a siker kulcsa a megfelelő szakértelem és tapasztalat bevonása.

Az Enterforral együtt dolgozva garantáltan gyorsabban és hatékonyabban vezetheted be a rendszert, hiszen nemcsak a technikai megvalósításban segítünk, hanem megosztjuk veled a legjobb gyakorlatokat is, amelyek már számtalan cég számára bizonyítottak. Egyedül belevágni időigényes, és nagy a kockázata annak, hogy a platform csupán kis részét használod ki. Ez pedig könnyen csalódáshoz vezethet, mert nem éred el azokat az eredményeket, amiket a HubSpot valójában kínál.

Mi segítünk abban, hogy a rendszer a céged igényeire szabva valódi értéket teremtsen, miközben elkerülöd a buktatókat, és már az első hónapokban látható eredményeket érj el. Velünk együttműködve a HubSpot nemcsak egy eszköz lesz, hanem a növekedésed egyik legfontosabb motorja.

Az Enterforral történő együttműködés tehát nemcsak a bevezetési folyamatot gyorsítja meg, hanem biztosítja a rendszer optimális használatát és a vállalkozás igényeihez való tökéletes illeszkedését is. Lépjünk kapcsolatba!